Belajar dari Penyelenggaraan Pelatihan dengan Grup Internasional ditangani satu Trainer satu Support Staf
Laporan Andi Taufik / Alumni Pelatihan “Change Management I”, Hua Hin Thailand
Seperti diketahui Pemerintah Republik Republik Indonesia diwakili oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara bekerja sama dengan Pemerintah Republik Federasi Jerman dalam hal ini diwakili oleh Deutsche Gesellschaft fuer Technisce Zusammenarbeit (GTZ ) telah sepakat untuk melaksanakan kerjasama teknis dalam Proyek Support for Good Governance (SfGG). Beberapa kegiatan telah berhasil dilaksanakan oleh proyek ini diantaranya adalah Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik yang telah menghasilkan Manual Praktis Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Melalui Partisipasi Masyarakat dalam Mewujudkan Good Governance. Program lainnya adalah Program Peningkatan Kualitas Administrasi Pemerintahan yang juga telah menghasilkan Rancangan Undang-Undang Tentang Administrasi Pemerintahan (RUU-AP).
Dalam menunjang program tersebut, SfGG-GTZ telah menjalin kerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara, khususnya dalam mempersiapkan tenaga fasilitator yang diharapkan dapat berperan aktif dalam memfasilitasi penggunaan Manual Praktis Pelayanan Publik serta mempersiapkan kabupaten/kota yang siap aplikasi. Kerjasama ini dipandang cukup efektif dan diharapkan pada masa mendatang setelah proyek SfGG berakhir masa kerjanya, proyek tersebut dapat di lembagakan dan diteruskan oleh Lembaga Administrasi Negara yang dipandang sebagai institusi yang relevan dan kompeten sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Instansi Pembina Diklat Aparatur.
Sebagai wujud apresiasi GTZ atas kerjasama tersebut, maka proyek SfGG-GTZ mengirim Pejabat Struktural dan Fungsional LAN untuk mengikuti pelatihan di Thailand. Diakhir tahun 2007 saja ada 6 (enam) Pejabat Struktural dan Fungsional yang dikirim. Dra. Puji Hastuti, M.Pd (Kabag Kepegawaian) dan Dra. Sri Wahyuni Dwiningsih, M.Si (Kabid Akademis Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP) mengikuti pelatihan Leadership: Attitudes and Skills of Succesful Leaders, pada tanggal 22-26 Oktober 2007 di Bangkok. Kesempatan berikutnya tiga Kepala Bidang Diklat Aparatur masing-masing Baban Sobandi, SE, M.Si ( PKP2A I Bandung), Dr. Muhammad Idris, M.Si (PKP2A II Makassar) dan Drs. Andi Taufik, M.Si (PKP2A III Samarinda) mengikuti Change Management I tanggal 19 – 23 November 2007 di Hua Hin. Masih di kota dan waktu yang sama salah seorang Widyaiswara LAN Ir. Brisma Renaldi juga mengikuti pelatihan Mediation and Negotiation Techniques for Conflict Management.
Satu Trainer satu Support Staff
Pada edisi ini penulis hanya akan menceritakan pengalaman selama penulis mengikuti pelatihan Change Management I. Perjalanan dimulai dari Jakarta. Setelah sehari sebelumnya menginap di Hotel Sahid Jaya Jakarta, keesokan harinya kami terbang selama kurang lebih 3 jam menuju Thailand dengan menumpang pesawat Thai Air. Tiba di Bandara Suvarnabhumi sore hari. Peserta pelatihan dari LAN kemudian bergabung dengan peserta lainnya yang juga di sponsori GTZ yang berasal dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) Dr. M. Syamsa Ardisasmita, DEA, Deputi Bidang Informasi dan Data KPK yang juga sebagai Plt Sekretaris Jenderal KPK bersama Kepala Biro Kepegawaian serta seorang lagi dari Bappenas. Bertujuh kami menuju Kota Hua Hin yang berjarak 220 km dari Bangkok. Perjalanan dari Bangkok ke Hua Hin bisa ditempuh lewat udara dan darat. Kami menempuh perjalanan darat.
Setelah menempuh perjalanan kurang lebih 3,5 jam dengan menggunakan minibus yang nyaman, kami tiba di Hyatt Regency sekitar jam 10 malam setelah sebelumnya mampir makan malam di sebuah stasiun pengisian BBM yang dilengkapi restauran dan minimarket. Hotel nya berada di tepi pantai nyaman dan penataan hotelnya asri dan indah. Tentunya sebagai Hotel dengan taraf Internasional, fasilitasnya sangat lengkap dan modern.
Pagi hari setelah sarapan pagi di restauran, kami menuju ke ruang diklat. Tidak nampak kesibukan karena semua tempat dan fasilitas training sudah tertata dengan apik. Hanya ada satu staf pendukung yang mengurusi registrasi dan semua perlengkapan training. Ms. Siriporn KAMALABHIRAMYA nama staf pendukung itu. Ms. Siriporn inilah yang mengurusi semua peserta sejak masih dinegerinya masing-masing. Informasi via internet serta semua pengaturan sistem transportasi (penjemputan di Bandara dan pemulangan, akomodasi, dan perlengkapan) diurus oleh hanya satu orang. Padahal di Indonesia beberapa kegiatan training panitia nya bisa lebih banyak dari peserta nya, itupun masih banyak kesalahan dalam mengurus dan melayani peserta. Pada saat bersamaan Ms. Siriporn mengurus dua kelas Internasional yang paralel.
Pembelajaran dimulai dengan tanpa seremoni pembukaan. Cukup ucapan selamat datang dan diserta sedikit harapan semoga peserta enjoy dalam pelatihan. AMI Managing Director Dr. Ulrich GARTNER, yang juga sebagai Trainer “tunggal” memulai pelatihan dengan acara perkenalan peserta dengan menggunakan media yang dalam pelatihan Pemerintah Republik Federal Jerman di sebut ZOPP. Acara diteruskan dengan penjelasan agenda pelatihan dan fasilitas pendukung yang dapat digunakan peserta, selepas itu acara istirahat. Tempat untuk rehat dibuat di ruang terbuka tanpa kursi, sehingga selama 15 menit peserta dapat memperlancar peredaran darah dengan menikmati hidangan sambil berdiri dan mengobrol sesama peserta.
Kegiatan pelatihan yang dikemas sangat interaktif dan partisipatif membuat peserta betah dan serius tapi santai mengikuti proses pembelajaran. Metodologi yang digunakan menggabungkan input teori, diskusi dan dialog, latihan individu dan grup, studi kasus, tukar pengalaman dan tugas kelompok menjadikan pelatihan ini sangat efektif dan mengesankan. Trainer nya hanya satu orang, pakaiannya saja yang berganti setiap hari. Trainer nya juga melaksanakan tugas untuk mendokumentasikan semua aktifitas dan hasil kerja peserta baik itu proses pembuatan tugasnya hingga produk tugas tersebut. Sebagai Pegawai Negeri yang sudah 14 tahun bekerja di sebuah institusi pembina Diklat Aparatur, tentunya nya ini membuat kami sangat terkesan. Kalau dulunya biasa mendengar ceritanya, kini mengalaminya. Sumberdaya yang digunakan benar-benar sangat efisien dan efektif. Pendekatan nya bukan aspiratif akomodatif tetapi selektif kualitatif. Satu Pelatih satu Panitia. Mimpi ini belum terwujud dalam penyelenggaraan diklat di Indonesia.
Pelatihan Change Management I ini mengambil tema : “How to Understand Management, Organizations and the Management of Organizational Change”. Pelatihan ini diikuti 14 orang peserta terdiri dari 3 (tiga) dari Indonesia, 5 (lima) peserta dari India, 4 (empat) orang dari Pakistan, 1 (satu) Yamen dan 1 (satu) Filipina. Dr. Ulrich sendiri berasal dari Switzerland sedang Ms Siriporn sudah pasti dari Thailand. Hari pertama pelatihan dari pagi hingga siang diisi dengan pemaparan dan pemahaman berbagai konsep dasar, teori-teori manajemen serta manajemen perubahan dan teori-teori organisasi lainnya seperti 7S (the Seven Elements of Strategic Fit) Mc Kinsey dan analisis SWOT. Hari kedua diisi dengan pengenalan terhadap APOA(Appreciative Participatory Organizational Appraisal) dan juga memperkenalkan beberapa alat (tools) yang digunakan dalam pemecahan masalah seperti Diagnostic “Egg” (10-step Diagnosis), Bird’s View, Organizational Value Orientations, Organizational Profile, dan Organizational Culture.
Pada hari ketiga Dr. Ulrich memaparkan konsep dasar dan tools mendesain perubahan organisasi, paparan ini mencakup Cultural Concepts, Phases of Changes, dan Resistance to Change. Selain itu juga diperkenalkan beberapa kombinasi dari penggunaan APOA tools lainnya. Sore hari peserta berdiskusi dengan menggunakan force field analisys. Malam hari ketiga peserta diajak makan malam oleh Dr Ulrich ke sebuah restauran yang menghadap ke pantai. Dengan menumpang beberapa mobil angkutan umum yang mirip oplet di Jakarta tempat duduknya berhadap-hadapan. Semua peserta termasuk trainer di dua kelas yang paralel dengan satu panitia ikut dalam acara ramah tamah tersebut. Sebelum makan malam dimulai, Dr Ulrich diberi kesempatan menyampaikan apresiasinya terhadap para peserta dan suasana pelatihan. Suasana canda tawa mewarnai makan malam bersama tersebut. Restauran seafood ini berada di ketinggian dan nampaknya sangat digemari oleh para turin yang mengunjungi Hua Hin Thailand. Selepas makan malam peserta memanfaatkan waktu mengunjungi “night market” yang letaknya tidak jauh dari restauran tersebut. Pulangnya seperti biasa kami semua menggunakan TUK TUK sebagai kendaraan tradisional di Thailand.
Hari ke empat merupakan inti puncak dari pelatihan. Sepanjang hari peserta mengerjakan tugas kemudian diikuti presentasi dan diskusi. Pada fase ini diskusi diarahkan pada bagaimana aplikasi dan membuat tugas kelompok untuk mengerjakan “proyek perubahan” dalam organisasi masing-masing. Peserta dikelompokkan berdasarkan negara dan institusi, peserta dari Filipina dan Yaman mengerjakan sendiri proyeknya. Hari kelima diisi dengan bagaimana membangun kerjasama tim sehingga bisa dibina untuk melakukan “perubahan” (Phases of Team Development dan The 6 Main Characteristics of Effective and Efficient Teams). Selain itu juga dipaparkan tentang “Change Management-the GTZ Perspective”. Pelatihan 5 hari dengan biaya 995 Euro (tidak termasuk transportasi Jakarta-Bangkok dan lumpsum) tersebut diakhiri dengan evaluasi akhir dan pemberian sertifikat kepada masing-masing peserta dan berfoto bersama menggunakan T-Shirt dan topi yang diberikan sebagai kenang-kenangan dari Asian Management Institute Ltd.
Siang hari setelah penutupan, kami semua meninggalkan Hyaat Regency Hua Hin menuju Bangkok. Tiba di Bangkok sore hari menjelang malam. Di kota Bangkok, peserta diberi fasilitas menginap di Apartemen Center Point Lang Suan di Pusat Kota Bangkok. Malam hari peserta mengisi waktu dengan bersantai di Mal terbesar di Bangkok yang jaraknya sekitar 300 meter dari apartemen. Fasilitas di Apartemen Center Point yang lengkap dengan dapur membuat kami semua merasakan pelayanan yang begitu prima. Keesokan harinya pada tanggal 24 November 2007 kembali ke Jakarta. Kami sungguh harus menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kami kepada Principal Advisor SfGG GTZ Peter Rimmele dan seluruh staf pendukungnya serta Pimpinan di LAN yang memberi kesempatan untuk meningkatkan kompetensi di Thailand. Dari segi pembiayaan, jika di total pelatihan ini tentulah sangat mahal harganya jika harus merogoh kocek sendiri untuk ukuran Pegawai Negeri Sipil seperti kami.
Laporan Andi Taufik / Alumni Pelatihan “Change Management I”, Hua Hin Thailand
Seperti diketahui Pemerintah Republik Republik Indonesia diwakili oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara bekerja sama dengan Pemerintah Republik Federasi Jerman dalam hal ini diwakili oleh Deutsche Gesellschaft fuer Technisce Zusammenarbeit (GTZ ) telah sepakat untuk melaksanakan kerjasama teknis dalam Proyek Support for Good Governance (SfGG). Beberapa kegiatan telah berhasil dilaksanakan oleh proyek ini diantaranya adalah Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik yang telah menghasilkan Manual Praktis Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Melalui Partisipasi Masyarakat dalam Mewujudkan Good Governance. Program lainnya adalah Program Peningkatan Kualitas Administrasi Pemerintahan yang juga telah menghasilkan Rancangan Undang-Undang Tentang Administrasi Pemerintahan (RUU-AP).
Dalam menunjang program tersebut, SfGG-GTZ telah menjalin kerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara, khususnya dalam mempersiapkan tenaga fasilitator yang diharapkan dapat berperan aktif dalam memfasilitasi penggunaan Manual Praktis Pelayanan Publik serta mempersiapkan kabupaten/kota yang siap aplikasi. Kerjasama ini dipandang cukup efektif dan diharapkan pada masa mendatang setelah proyek SfGG berakhir masa kerjanya, proyek tersebut dapat di lembagakan dan diteruskan oleh Lembaga Administrasi Negara yang dipandang sebagai institusi yang relevan dan kompeten sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Instansi Pembina Diklat Aparatur.
Sebagai wujud apresiasi GTZ atas kerjasama tersebut, maka proyek SfGG-GTZ mengirim Pejabat Struktural dan Fungsional LAN untuk mengikuti pelatihan di Thailand. Diakhir tahun 2007 saja ada 6 (enam) Pejabat Struktural dan Fungsional yang dikirim. Dra. Puji Hastuti, M.Pd (Kabag Kepegawaian) dan Dra. Sri Wahyuni Dwiningsih, M.Si (Kabid Akademis Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP) mengikuti pelatihan Leadership: Attitudes and Skills of Succesful Leaders, pada tanggal 22-26 Oktober 2007 di Bangkok. Kesempatan berikutnya tiga Kepala Bidang Diklat Aparatur masing-masing Baban Sobandi, SE, M.Si ( PKP2A I Bandung), Dr. Muhammad Idris, M.Si (PKP2A II Makassar) dan Drs. Andi Taufik, M.Si (PKP2A III Samarinda) mengikuti Change Management I tanggal 19 – 23 November 2007 di Hua Hin. Masih di kota dan waktu yang sama salah seorang Widyaiswara LAN Ir. Brisma Renaldi juga mengikuti pelatihan Mediation and Negotiation Techniques for Conflict Management.
Satu Trainer satu Support Staff
Pada edisi ini penulis hanya akan menceritakan pengalaman selama penulis mengikuti pelatihan Change Management I. Perjalanan dimulai dari Jakarta. Setelah sehari sebelumnya menginap di Hotel Sahid Jaya Jakarta, keesokan harinya kami terbang selama kurang lebih 3 jam menuju Thailand dengan menumpang pesawat Thai Air. Tiba di Bandara Suvarnabhumi sore hari. Peserta pelatihan dari LAN kemudian bergabung dengan peserta lainnya yang juga di sponsori GTZ yang berasal dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) Dr. M. Syamsa Ardisasmita, DEA, Deputi Bidang Informasi dan Data KPK yang juga sebagai Plt Sekretaris Jenderal KPK bersama Kepala Biro Kepegawaian serta seorang lagi dari Bappenas. Bertujuh kami menuju Kota Hua Hin yang berjarak 220 km dari Bangkok. Perjalanan dari Bangkok ke Hua Hin bisa ditempuh lewat udara dan darat. Kami menempuh perjalanan darat.
Setelah menempuh perjalanan kurang lebih 3,5 jam dengan menggunakan minibus yang nyaman, kami tiba di Hyatt Regency sekitar jam 10 malam setelah sebelumnya mampir makan malam di sebuah stasiun pengisian BBM yang dilengkapi restauran dan minimarket. Hotel nya berada di tepi pantai nyaman dan penataan hotelnya asri dan indah. Tentunya sebagai Hotel dengan taraf Internasional, fasilitasnya sangat lengkap dan modern.
Pagi hari setelah sarapan pagi di restauran, kami menuju ke ruang diklat. Tidak nampak kesibukan karena semua tempat dan fasilitas training sudah tertata dengan apik. Hanya ada satu staf pendukung yang mengurusi registrasi dan semua perlengkapan training. Ms. Siriporn KAMALABHIRAMYA nama staf pendukung itu. Ms. Siriporn inilah yang mengurusi semua peserta sejak masih dinegerinya masing-masing. Informasi via internet serta semua pengaturan sistem transportasi (penjemputan di Bandara dan pemulangan, akomodasi, dan perlengkapan) diurus oleh hanya satu orang. Padahal di Indonesia beberapa kegiatan training panitia nya bisa lebih banyak dari peserta nya, itupun masih banyak kesalahan dalam mengurus dan melayani peserta. Pada saat bersamaan Ms. Siriporn mengurus dua kelas Internasional yang paralel.
Pembelajaran dimulai dengan tanpa seremoni pembukaan. Cukup ucapan selamat datang dan diserta sedikit harapan semoga peserta enjoy dalam pelatihan. AMI Managing Director Dr. Ulrich GARTNER, yang juga sebagai Trainer “tunggal” memulai pelatihan dengan acara perkenalan peserta dengan menggunakan media yang dalam pelatihan Pemerintah Republik Federal Jerman di sebut ZOPP. Acara diteruskan dengan penjelasan agenda pelatihan dan fasilitas pendukung yang dapat digunakan peserta, selepas itu acara istirahat. Tempat untuk rehat dibuat di ruang terbuka tanpa kursi, sehingga selama 15 menit peserta dapat memperlancar peredaran darah dengan menikmati hidangan sambil berdiri dan mengobrol sesama peserta.
Kegiatan pelatihan yang dikemas sangat interaktif dan partisipatif membuat peserta betah dan serius tapi santai mengikuti proses pembelajaran. Metodologi yang digunakan menggabungkan input teori, diskusi dan dialog, latihan individu dan grup, studi kasus, tukar pengalaman dan tugas kelompok menjadikan pelatihan ini sangat efektif dan mengesankan. Trainer nya hanya satu orang, pakaiannya saja yang berganti setiap hari. Trainer nya juga melaksanakan tugas untuk mendokumentasikan semua aktifitas dan hasil kerja peserta baik itu proses pembuatan tugasnya hingga produk tugas tersebut. Sebagai Pegawai Negeri yang sudah 14 tahun bekerja di sebuah institusi pembina Diklat Aparatur, tentunya nya ini membuat kami sangat terkesan. Kalau dulunya biasa mendengar ceritanya, kini mengalaminya. Sumberdaya yang digunakan benar-benar sangat efisien dan efektif. Pendekatan nya bukan aspiratif akomodatif tetapi selektif kualitatif. Satu Pelatih satu Panitia. Mimpi ini belum terwujud dalam penyelenggaraan diklat di Indonesia.
Pelatihan Change Management I ini mengambil tema : “How to Understand Management, Organizations and the Management of Organizational Change”. Pelatihan ini diikuti 14 orang peserta terdiri dari 3 (tiga) dari Indonesia, 5 (lima) peserta dari India, 4 (empat) orang dari Pakistan, 1 (satu) Yamen dan 1 (satu) Filipina. Dr. Ulrich sendiri berasal dari Switzerland sedang Ms Siriporn sudah pasti dari Thailand. Hari pertama pelatihan dari pagi hingga siang diisi dengan pemaparan dan pemahaman berbagai konsep dasar, teori-teori manajemen serta manajemen perubahan dan teori-teori organisasi lainnya seperti 7S (the Seven Elements of Strategic Fit) Mc Kinsey dan analisis SWOT. Hari kedua diisi dengan pengenalan terhadap APOA(Appreciative Participatory Organizational Appraisal) dan juga memperkenalkan beberapa alat (tools) yang digunakan dalam pemecahan masalah seperti Diagnostic “Egg” (10-step Diagnosis), Bird’s View, Organizational Value Orientations, Organizational Profile, dan Organizational Culture.
Pada hari ketiga Dr. Ulrich memaparkan konsep dasar dan tools mendesain perubahan organisasi, paparan ini mencakup Cultural Concepts, Phases of Changes, dan Resistance to Change. Selain itu juga diperkenalkan beberapa kombinasi dari penggunaan APOA tools lainnya. Sore hari peserta berdiskusi dengan menggunakan force field analisys. Malam hari ketiga peserta diajak makan malam oleh Dr Ulrich ke sebuah restauran yang menghadap ke pantai. Dengan menumpang beberapa mobil angkutan umum yang mirip oplet di Jakarta tempat duduknya berhadap-hadapan. Semua peserta termasuk trainer di dua kelas yang paralel dengan satu panitia ikut dalam acara ramah tamah tersebut. Sebelum makan malam dimulai, Dr Ulrich diberi kesempatan menyampaikan apresiasinya terhadap para peserta dan suasana pelatihan. Suasana canda tawa mewarnai makan malam bersama tersebut. Restauran seafood ini berada di ketinggian dan nampaknya sangat digemari oleh para turin yang mengunjungi Hua Hin Thailand. Selepas makan malam peserta memanfaatkan waktu mengunjungi “night market” yang letaknya tidak jauh dari restauran tersebut. Pulangnya seperti biasa kami semua menggunakan TUK TUK sebagai kendaraan tradisional di Thailand.
Hari ke empat merupakan inti puncak dari pelatihan. Sepanjang hari peserta mengerjakan tugas kemudian diikuti presentasi dan diskusi. Pada fase ini diskusi diarahkan pada bagaimana aplikasi dan membuat tugas kelompok untuk mengerjakan “proyek perubahan” dalam organisasi masing-masing. Peserta dikelompokkan berdasarkan negara dan institusi, peserta dari Filipina dan Yaman mengerjakan sendiri proyeknya. Hari kelima diisi dengan bagaimana membangun kerjasama tim sehingga bisa dibina untuk melakukan “perubahan” (Phases of Team Development dan The 6 Main Characteristics of Effective and Efficient Teams). Selain itu juga dipaparkan tentang “Change Management-the GTZ Perspective”. Pelatihan 5 hari dengan biaya 995 Euro (tidak termasuk transportasi Jakarta-Bangkok dan lumpsum) tersebut diakhiri dengan evaluasi akhir dan pemberian sertifikat kepada masing-masing peserta dan berfoto bersama menggunakan T-Shirt dan topi yang diberikan sebagai kenang-kenangan dari Asian Management Institute Ltd.
Siang hari setelah penutupan, kami semua meninggalkan Hyaat Regency Hua Hin menuju Bangkok. Tiba di Bangkok sore hari menjelang malam. Di kota Bangkok, peserta diberi fasilitas menginap di Apartemen Center Point Lang Suan di Pusat Kota Bangkok. Malam hari peserta mengisi waktu dengan bersantai di Mal terbesar di Bangkok yang jaraknya sekitar 300 meter dari apartemen. Fasilitas di Apartemen Center Point yang lengkap dengan dapur membuat kami semua merasakan pelayanan yang begitu prima. Keesokan harinya pada tanggal 24 November 2007 kembali ke Jakarta. Kami sungguh harus menyampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kami kepada Principal Advisor SfGG GTZ Peter Rimmele dan seluruh staf pendukungnya serta Pimpinan di LAN yang memberi kesempatan untuk meningkatkan kompetensi di Thailand. Dari segi pembiayaan, jika di total pelatihan ini tentulah sangat mahal harganya jika harus merogoh kocek sendiri untuk ukuran Pegawai Negeri Sipil seperti kami.
