E-GOVERNMENT DALAM MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI KOTA TARAKAN

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama di bidang Teknologi Informasi (TI) telah membawa perubahan yang besar terhadap perilaku dan gaya hidup masyarakat. Bagi sebuah organisasi, perkembangan TI bisa dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan organisasi dalam menyimpan dan mengolah data serta memberikan pelayanan kepada pelanggan. Tidak luput pula institusi pemerintah yang senantiasa berhubungan dengan masyarakat, perkembangan TI bisa dimanfaatkan untuk mengoptimalkan pelayanan publik agar menjadi lebih cepat. Peluang ini yang ditangkap oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Tarakan melalui penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) secara elektronik.

Kunjungan TD selama dua hari ke BKD Kota Tarakan pada tanggal 2-3 Maret 2010 untuk melihat dari dekat penerapan Simpeg elektronik. Kepala BKD Kota Tarakan, Drs. Asmuni, MAP., didampingi oleh Tim TI menjelaskan bahwa penerapan simpeg elektronik ini merupakan upaya untuk memberikan pelayanan kepegawaian yang terbaik. Untuk itu, fitur-fitur yang ada saat ini senantiasa terus dikembangkan sehingga benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan para pelanggan BKD. Sedangkan bagi BKD sendiri, penerapan simpeg elektronik sangat membantu pelaksanaan tugas-tugas organisasi walaupun pada awalnya muncul keengganan dan resistensi para pegawai dalam penggunaan instrumen ini. Namun seiring dengan berjalannya waktu dan tuntutan tugas yang harus dilaksanakan maka semua pegawai harus bisa mengoperasionalkan komputer untuk melakukan entry dan update data dan bahkan untuk komunikasi resmi di kantor. Dengan demikian maka diperlukan komitmen semua pegawai mulai dari tingkat tertinggi hingga ke staf yang terbawah untuk melek teknologi dalam rangka menunjang operasionalisasi simpeg elekronik tersebut.

PAPERLESS MANAGEMENT

Penerapan e-government di BKD Kota Tarakan pada dasarnya merupakan jawaban atas tuntutan masyarakat mengenai pelayanan yang cepat, mudah dan murah dalam pelayanan dan informasi kepegawaian. Mengingat bahwa pelanggan BKD sebagian besar merupakan aparat pemerintah daerah sendiri maka pemanfaatan TI diharapkan bisa meminimalkan bahkan mengeliminir kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan dan pelayanan informasi kepegawaian.

Dengan penerapan simpeg elektronik, BKD telah mengurangi penggunaan kertas bagi proses surat-menyurat dan penyimpanan data. Karena proses pengiriman undangan ataupun nota dinas di lingkungan BKD cukup dilakukan secara online melalui intranet dan bisa ditelusuri sampai dimana proses perjalanan dokumen. Terhadap surat yang masuk dari instansi lain, setelah melalui proses scan dokumen tersebut dikirimkan atau disiposisikan kepada pejabat yang berkaitan sehingga proses perjalanannya juga bisa ditelusuri (traceable).

Setiap pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Tarakan diberikan account dan Personal Code (PCO) sehingga bisa masuk untuk melakukan upload, entry dan edit data secara terbatas. Perubahan data kepegawaian oleh masing-masing pegawai (self update) bisa dilakukan secara online dari semua tempat, kemudian akan diverifikasi oleh BKD dengan mengacu kepada data-data fisik yang diberikan oleh pegawai yang bersangkutan. Updating data-data kepegawaian secara akurat memberikan benefit kepada pegawai yang bersangkutan berkaitan dengan pengurusan kenaikan pangkat dan nominasi pengisian jabatan kosong. Karena data-data kepegawaian sudah tersimpan dalam database di BKD maka pengurusan kenaikan pangkat pegawai tidak perlu lagi mengirimkan ulang data-datanya. Hanya data DP3 dan copy ijazah terlegalisir saja yang harus dipenuhi pegawai karena kedua data yang harus dilampirkan tersebut merupakan data asli.

METAMORFOSIS SIMPEG

Pemanfaatan TI di lingkungan BKD Kota Tarakan tidak serta merta terjadi begitu saja, tetapi melalui proses yang telah dimulai sejak tahun 2002 yang lalu. Pada awalnya menggunakan jasa pihak ketiga (vendor) sebagai konsultan yang membangun jaringan dan software Simpeg Elektronik tersebut. Dalam prakteknya, penggunaan vendor ini memerlukan investasi yang besar hingga ratusan juta rupiah dan menimbulkan ketergantungan kepada pihak lain sehingga ketika BKD memerlukan perubahan maupun perbaikan terhadap beberapa kerusakan atau error yang terjadi pada sistem tersebut maka harus selalu mendatangkan vendor yang merancang sistem tersebut. Praktek seperti ini tentunya menimbulkan biaya tinggi (high cost) dan waktu yang lama dalam perbaikan sistem sehingga justru menjadi kontraproduktif dengan tujuan awal untuk mewujudkan sistem yang cepat, mudah dan murah dalam pengelolaan dan memberikan pelayanan kepada para pelanggan.

Belajar dari pengalaman tersebut maka pada tahun 2004 dibentuk Tim TI yang bertugas membangun, merawat dan mengembangkan jaringan serta software simpeg elektronik secara mandiri. Pembangunan simpeg elektronik ini pada awalnya dimotori oleh 2 orang programer dan 1 orang pengelola jaringan fisik yang kesemuanya merupakan PNS di lingkungan BKD. Tahun 2005 mulai dipergunakan open source hingga selanjutnya menerapkan basis web pada tahun 2006. Dan selanjutnya tahun 2007 merupakan tahapan pengembangan fitur-fitur baru.

Pada saat ini, pengelolaan SIMPEG Elektronik secara khusus ditangani oleh 5 pegawai dan menjadi tugas pokok pegawai yang bersangkutan yang secara jelas tertulis dalam uraian tugasnya. Software yang digunakan tidak lagi berbayar namun freeware atau gratis. Dimulai dari Visual Foxpro sampai dengan saat ini menggunakan web based dengan bahasa program MySQL dan PHP. Cara ini relatif lebih baik jika dilihat kegunaannya sampai sekarang. Situs BKD Kota Tarakan tersebut bisa dikunjungi di http://bkd.tarakankota.go.id/.

Metamorfosis simpeg dari proses manajemen kepegawaian yang manual menuju elektronik dengan memanfaatkan teknologi internet dan intranet telah memberikan kemudahan bagi para pengakses data dan informasi kepegawaian. Hal ini yang mengantarkan BKD Kota Tarakan berhasil mendapatkan penghargaan Piala Citra Pelayanan Prima dari Pemerintah pada tahun 2008 dan menjadi percontohan bagi daerah lain. (Andi Wahyudi)