Koordinasi menjadi titik penghubung antar setiap lini organisasi dalam upayanya mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Kegiatan ini perlu secara kontinu diagendakan dan dilaksanakan guna menjaga agar dinamisasi organisasi tetap berada pada jalurnya serta sebagai upaya antisipasi atau pengendalian ketika gerak lini mulai mengalami hambatan untuk kemudian dirumuskan solusi atau pemecahan yang tepat. Koordinasi inilah yang senantiasa diupayakan oleh PKP2A III LAN dalam menjaga sinergisitas dinamisasi organisasi yang kemudian diformulasikan dalam sebuah kegiatan Rapat Koordinasi Teknis (Rakortek).
Memasuki triwulan ke IV, Rakortek yang diagendakan sebanyak tiga kali dalam satu tahun kegiatan ini kembali dilaksanakan tepatnya pada hari Jum’at tanggal 23 Oktober 2009 dan bertempat di Ruang Rapat Aula PKP2A III LAN. Ada empat agenda pembahasan, agenda pertama adalah koordinasi penyelenggaraan kegiatan tahun 2009. Pada agenda pertama ini dibahas pelaksanaan program dan kegiatan masing-masing unit baik yang telah terlaksana maupun yang belum terlaksana berikut dengan realisasi anggarannya. Hingga periode Oktober 2009, pelaksanaan program kegiatan PKP2A III LAN telah mencapai 75 % dari keseluruhan perencanaan. Beberapa permasalahan pun sempat dibahas terkait pelaksanaan program kegiatan ini, antara lain beberapa ketentuan-ketentuan yang tidak bisa diaplikasikan di lapangan, khususnya di PKP2A III LAN, terkait dengan keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM). Hal ini sebagaimana yang terjadi di bidang Kajian dimana dalam ketentuan mengharuskan adanya keterlibatan jabatan fungsional peneliti dalam Surat Keputusan (SK) Tim Kegiatan Penelitian, namun realita di lapangan tidak memungkinkan untuk ketentuan tersebut diaplikasikan, karena PKP2A III LAN hanya memiliki satu orang pejabat fungsional peneliti dan itupun berstatus sedang melaksanakan tugas belajar. Sehingga disarankan ada kebijakan tertentu terkait dengan keterbatasan SDM tsersebut.
Agenda pembahasan kedua adalah penyampaian program kegiatan 2010. Pada agenda kedua ini disampaikan hasil pembahasan RKA K/L PKP2A III LAN dengan Dirjen Anggaran, untuk kemudian masing-masing unit mulai mempersiapkan Rencana Pelaksanaan Penggunaan Anggaran (RPPA) kegiatan.
Agenda pembahasan yang ketiga adalah sosialisasi konsep restrukturisasi program kegiatan yang akan mulai berlaku pada tahun 2011. Penyampaian sosialisasi ini berdasarkan pada hasil Sosialisasi/Pelatihan Penyusunan Program dan Kegiatan oleh Bappenas pada tanggal 19 Agustus 2009 di Jakarta, dalam rangka penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 dan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra K/L) 2010-2014. Terdapat beberapa ketentuan baru dalam penetapan program, di mana kewenangan setiap kementerian dan lembaga dalam pembagian program berdasarkan pada pembagian program Eselon I. Untuk PKP2A maka pembagian programnya berdasarkan pada pembagian program Sestama (Sekretaris Utama) yang terdiri dari dua program yaitu program dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya LAN dan program peningkatan sarana dan prasarana aparatur LAN.
Namun muncul kemudian permasalahan di mana PKP2A yang DIPA-nya tersendiri dan terpisah, memiliki karakteristik program dan kegiatan yang berbeda dengan Sestama (Eselon I) karena PKP2A juga melaksanakan kegiatan lini organisasi yaitu Kajian dan Diklat. Sehingga kemudian diputuskan PKP2A dapat mengusulkan nama kegiatan yang mewakili karakteristik program kegiatannya yaitu pengkajian administrasi negara, pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur serta dukungan manajemen. Oleh karena itu maka kegiatan kajian dan diklat akan masuk ke dalam nomenklatur ini.
Perubahan lainnya adalah untuk tahun 2011, Term of Reference (TOR) yang disusun harus dapat menjawab indikator kerja baik kegiatan (output) maupun program (outcome). Untuk kemudian masing-masing indikator tersebut harus diuraikan ke dalam 13 informasi indikator kinerja sehingga harapannya kinerja yang dihasilkan dapat benar-benar terukur.
Sedangkan agenda pembahasan yang terakhir adalah mengenai Sosialisasi Hasil Pembahasan Standard Operating Procedure (SOP). Untuk mendukung terwujudnya reformasi birokrasi maka LAN sebagai salah satu instansi pemerintah juga melakukan berbagai upaya memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis. Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria tersebut adalah dengan menerapkan SOP pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Hingga saat ini, LAN sedang dalam proses penetapan SOP LAN Jakarta dan SOP yang berlaku bagi seluruh PKP2A. Diharapkan dengan adanya SOP ini maka penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti dan berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari dan ditemukan penyebabnya. Dan pada akhirnya kondisi ini akan membawa kepada terciptanya kualitas pelayanan publik yang lebih baik.
Dengan berakhirnya agenda pembahasan keempat, maka Rakortek kemudian ditutup tepat pukul 17.00 WIB. (Lina)
Agenda pembahasan kedua adalah penyampaian program kegiatan 2010. Pada agenda kedua ini disampaikan hasil pembahasan RKA K/L PKP2A III LAN dengan Dirjen Anggaran, untuk kemudian masing-masing unit mulai mempersiapkan Rencana Pelaksanaan Penggunaan Anggaran (RPPA) kegiatan.
Agenda pembahasan yang ketiga adalah sosialisasi konsep restrukturisasi program kegiatan yang akan mulai berlaku pada tahun 2011. Penyampaian sosialisasi ini berdasarkan pada hasil Sosialisasi/Pelatihan Penyusunan Program dan Kegiatan oleh Bappenas pada tanggal 19 Agustus 2009 di Jakarta, dalam rangka penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2010-2014 dan Rencana Strategis Kementerian/Lembaga (Renstra K/L) 2010-2014. Terdapat beberapa ketentuan baru dalam penetapan program, di mana kewenangan setiap kementerian dan lembaga dalam pembagian program berdasarkan pada pembagian program Eselon I. Untuk PKP2A maka pembagian programnya berdasarkan pada pembagian program Sestama (Sekretaris Utama) yang terdiri dari dua program yaitu program dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya LAN dan program peningkatan sarana dan prasarana aparatur LAN.
Namun muncul kemudian permasalahan di mana PKP2A yang DIPA-nya tersendiri dan terpisah, memiliki karakteristik program dan kegiatan yang berbeda dengan Sestama (Eselon I) karena PKP2A juga melaksanakan kegiatan lini organisasi yaitu Kajian dan Diklat. Sehingga kemudian diputuskan PKP2A dapat mengusulkan nama kegiatan yang mewakili karakteristik program kegiatannya yaitu pengkajian administrasi negara, pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur serta dukungan manajemen. Oleh karena itu maka kegiatan kajian dan diklat akan masuk ke dalam nomenklatur ini.
Perubahan lainnya adalah untuk tahun 2011, Term of Reference (TOR) yang disusun harus dapat menjawab indikator kerja baik kegiatan (output) maupun program (outcome). Untuk kemudian masing-masing indikator tersebut harus diuraikan ke dalam 13 informasi indikator kinerja sehingga harapannya kinerja yang dihasilkan dapat benar-benar terukur.
Sedangkan agenda pembahasan yang terakhir adalah mengenai Sosialisasi Hasil Pembahasan Standard Operating Procedure (SOP). Untuk mendukung terwujudnya reformasi birokrasi maka LAN sebagai salah satu instansi pemerintah juga melakukan berbagai upaya memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang mencerminkan birokrasi yang mampu menjalankan fungsi pemerintahan yang memiliki kriteria efektif, efisien dan ekonomis. Salah satu aspek penting dalam rangka mewujudkan birokrasi yang memiliki kriteria tersebut adalah dengan menerapkan SOP pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Hingga saat ini, LAN sedang dalam proses penetapan SOP LAN Jakarta dan SOP yang berlaku bagi seluruh PKP2A. Diharapkan dengan adanya SOP ini maka penyelenggaraan administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan pasti dan berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari dan ditemukan penyebabnya. Dan pada akhirnya kondisi ini akan membawa kepada terciptanya kualitas pelayanan publik yang lebih baik.
Dengan berakhirnya agenda pembahasan keempat, maka Rakortek kemudian ditutup tepat pukul 17.00 WIB. (Lina)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar